Boek 2 Artikel 117 (2:117 BW)

Bijwonen van de vergadering en vertegenwoordiging bij volmacht

Iedere aandeelhouder is bevoegd, in persoon of bij een schriftelijk gevolmachtigde, de algemene vergaderingen bij te wonen, daarin het woord te voeren en het stemrecht uit te oefenen. Houders van onderaandelen, tezamen uitmakende het bedrag van een aandeel, oefenen deze rechten gezamenlijk uit, hetzij door één van hen, hetzij door een schriftelijk gevolmachtigde. Bij de statuten kan de bevoegdheid van aandeelhouders zich te doen vertegenwoordigen, worden beperkt. De bevoegdheid van aandeelhouders zich te doen vertegenwoordigen door een advocaat, notaris, toegevoegd notaris, kandidaat-notaris, registeraccountant of accountant-administratieconsulent kan niet worden uitgesloten.
Iedere houder van een met medewerking van de vennootschap uitgegeven certificaat van een aandeel is bevoegd, in persoon of bij een schriftelijk gevolmachtigde, de algemene vergadering bij te wonen en daarin het woord te voeren. De voorlaatste en de laatste zin van lid 1 zijn van overeenkomstige toepassing.
De statuten kunnen bepalen dat een aandeelhouder niet gerechtigd is tot deelname aan de algemene vergadering zolang hij in gebreke is te voldoen aan een wettelijke of statutaire verplichting. Wanneer bij de statuten is bepaald dat de houders van aandelen de bewijsstukken van hun recht vóór de algemene vergadering in bewaring moeten geven, worden bij de oproeping voor die vergadering vermeld de plaats waar en de dag waarop zulks uiterlijk moet geschieden. Die dag kan niet vroeger worden gesteld dan op de zevende dag voor die der vergadering. Indien de statuten voorschriften overeenkomstig de voorgaande bepalingen van dit lid bevatten, gelden deze mede voor de houders van de certificaten van aandelen die met medewerking van de vennootschap zijn uitgegeven. Inbewaringgeving van bewijsstukken kan niet worden voorgeschreven indien aandelen van de vennootschap of met medewerking van de vennootschap uitgegeven certificaten daarvan zijn toegelaten tot de handel op een gereglementeerde markt als bedoeld in artikel 1:1 van de Wet op het financieel toezicht.
De bestuurders en de commissarissen hebben als zodanig in de algemene vergaderingen een raadgevende stem.
De accountant aan wie de opdracht tot het onderzoek van de jaarrekening is verleend, bedoeld in artikel 393 lid 1, is bevoegd de algemene vergadering die besluit over de vaststelling van de jaarrekening bij te wonen en daarin het woord te voeren.
Aan de eis van schriftelijkheid van de volmacht wordt voldaan indien de volmacht elektronisch is vastgelegd. Indien aandelen van de vennootschap of met medewerking van de vennootschap uitgegeven certificaten daarvan zijn toegelaten tot de handel op een gereglementeerde markt als bedoeld in artikel 1:1 van de Wet op het financieel toezicht, biedt de vennootschap aan de aandeelhouder de mogelijkheid om haar langs elektronische weg van de volmacht in kennis te stellen.
Indien aandelen van de vennootschap of met medewerking van de vennootschap uitgegeven certificaten daarvan zijn toegelaten tot de handel op een gereglementeerde markt als bedoeld in de Wet op het financieel toezicht, kan bij de statuten de bevoegdheid van aandeelhouders of certificaathouders zich te doen vertegenwoordigen niet worden uitgesloten of beperkt.

Toelichting

Wie aandelen heeft, wil kunnen meepraten en meestemmen. Dit artikel legt dat recht vast en werkt uit wie er verder in de vergadering mag zijn: certificaathouders, bestuurders, commissarissen en de accountant. Ook regelt het hoe ver de statuten mogen gaan bij het inperken van vertegenwoordiging.

Het recht van de aandeelhouder

Iedere aandeelhouder mag de algemene vergadering bijwonen, er het woord voeren en zijn stemrecht uitoefenen. Dat kan hij in persoon doen of via een schriftelijk gevolmachtigde. Houders van onderaandelen die samen het bedrag van één aandeel uitmaken, oefenen deze rechten gezamenlijk uit: door één van hen of door een schriftelijk gevolmachtigde. Aan de eis van schriftelijkheid is voldaan als de volmacht elektronisch is vastgelegd.

Grenzen aan het beperken van vertegenwoordiging

De statuten mogen de bevoegdheid om zich te laten vertegenwoordigen beperken. Daar zit echter een harde ondergrens aan: vertegenwoordiging door een advocaat, een notaris, een toegevoegd notaris, een kandidaat-notaris, een registeraccountant of een accountant-administratieconsulent kan niet worden uitgesloten. Voor vennootschappen waarvan aandelen of certificaten tot de handel op een gereglementeerde markt zijn toegelaten, geldt bovendien dat vertegenwoordiging in het geheel niet mag worden uitgesloten of beperkt; die vennootschap moet de aandeelhouder ook de mogelijkheid bieden haar langs elektronische weg van de volmacht in kennis te stellen.

Wie er nog meer in de zaal zit

Certificaathouders: houders van certificaten die met medewerking van de vennootschap zijn uitgegeven, mogen de vergadering bijwonen en er het woord voeren, zelf of bij schriftelijk gevolmachtigde. Stemrecht hebben zij niet.
Bestuurders en commissarissen: zij hebben als zodanig een raadgevende stem. Dat is geen stemrecht, maar het recht om te worden gehoord voordat de vergadering beslist.

- De accountant: de accountant die de opdracht tot onderzoek van de jaarrekening heeft gekregen, mag de vergadering bijwonen die over de vaststelling van de jaarrekening besluit en daar het woord voeren.

Voorwaarden die de statuten mogen stellen

De statuten kunnen bepalen dat een aandeelhouder niet aan de vergadering mag deelnemen zolang hij een wettelijke of statutaire verplichting niet nakomt. Ook kunnen zij voorschrijven dat bewijsstukken van het aandeelhouderschap vóór de vergadering in bewaring worden gegeven. In dat geval moet de oproeping vermelden waar en uiterlijk wanneer dat moet gebeuren, en die dag mag niet vroeger liggen dan de zevende dag vóór de vergadering. Zulke statutaire voorschriften gelden ook voor houders van certificaten die met medewerking van de vennootschap zijn uitgegeven. Bij een notering op een gereglementeerde markt mag inbewaringgeving helemaal niet worden voorgeschreven.

Een voorbeeld. Een belegger met een minderheidsbelang in een niet-genoteerde nv wil zich op de vergadering over de jaarrekening laten bijstaan door iemand die de cijfers kan doorgronden. De statuten bepalen dat een volmacht alleen geldt als het bestuur de gevolmachtigde vooraf heeft goedgekeurd, en het bestuur weigert. Machtigt hij zijn registeraccountant, dan kan die toch namens hem het woord voeren en stemmen: vertegenwoordiging door een registeraccountant kunnen de statuten niet uitsluiten. Een volmacht die hij per e-mail stuurt en elektronisch heeft vastgelegd, voldoet aan de eis van schriftelijkheid.

In de praktijk

Voor een aandeelhouder betekent dit dat verhindering of gebrek aan eigen deskundigheid geen verlies van invloed hoeft te zijn, mits hij de volmacht op tijd en in de juiste vorm regelt. Voor het bestuur is dit de bepaling die de zaal vult met meer dan alleen stemgerechtigden: certificaathouders mogen spreken, en bestuur, commissarissen en accountant hebben een eigen positie.

Redactionele toelichting . Geen juridisch advies.