Artikel 16p Aw: Zorgvuldig zoeken naar de rechthebbende

Dit artikel bepaalt wat u precies moet doen voordat u mag zeggen dat een rechthebbende onvindbaar is. Het zorgvuldig onderzoek uit artikel 16o Aw is geen losse inspanningsverplichting: het moet per werk worden uitgevoerd, in de bronnen die voor die categorie werken geschikt zijn om rechthebbenden op te sporen, en het moet worden gedocumenteerd.

Welke bronnen dat zijn, staat niet in de wet zelf. Daarvoor verwijst het eerste lid naar een algemene maatregel van bestuur, vastgesteld op voordracht van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Voor een boek zijn dat andere registers dan voor een filmopname of een muziekwerk, en juist die verschillen maken een lijst in de wettekst zelf onwerkbaar.

Per werk, en ook per werk daarin

Een detail met grote gevolgen: het onderzoek geldt niet alleen het werk als geheel, maar ook elk werk dat daarin is opgenomen. Een documentaire bevat muziek, foto's en soms fragmenten van derden. Voor al die onderdelen moet apart worden gezocht. Een instelling die alleen de regisseur natrekt en de rest laat zitten, heeft het onderzoek niet af.

In welk land moet u zoeken

Het tweede tot en met vierde lid wijzen aan waar het onderzoek plaatsvindt. Hoofdregel: in de lidstaat waar het werk voor het eerst openbaar is gemaakt. Voor filmwerken geldt in plaats daarvan de lidstaat waar de producent zijn zetel of gewone woonplaats heeft. Voor nooit gepubliceerd materiaal dat met toestemming in een collectie is opgenomen, geldt de lidstaat waar die instelling gevestigd is. Zijn er aanwijzingen dat gegevens over de rechthebbende in een ander land liggen, dan moeten ook de bronnen van dat land worden geraadpleegd. Een buitenlandse uitgeversnaam op de titelpagina of een adres op de achterkant van een foto is zo'n aanwijzing. U hoeft dus niet heel Europa af te zoeken, maar u mag een spoor ook niet negeren.

Vastleggen en doorgeven

Het vijfde lid legt twee administratieve plichten op. De instelling houdt bij welke bronnen zij heeft geraadpleegd en wat dat opleverde. Daarnaast levert zij gegevens aan bij een daartoe aangewezen instantie, die ze doorgeleidt naar het Harmonisatiebureau voor de Interne Markt: de uitkomst van het onderzoek waaruit blijkt dat het werk verweesd is, de manier waarop het werk zal worden gebruikt, de contactgegevens van de instelling en elke latere wijziging in de status van het werk.

Die registratie is geen bureaucratie om zichzelf. Zij maakt de status zichtbaar voor rechthebbenden die hun werk zoeken, en zij voorkomt dubbel werk. Het zesde lid bepaalt namelijk dat voor werken die al in die databank staan, geen nieuw zorgvuldig onderzoek nodig is. Wie in Europa één keer grondig heeft gezocht, hoeft dat niet in elke lidstaat over te doen.

Een voorbeeld

Een universiteitsbibliotheek wil een reeks vooroorlogse studieboekjes digitaliseren. Voor elk deel raadpleegt zij de voorgeschreven bronnen. Bij drie deeltjes duikt een uitgeversadres in een buurland op; daar zoekt zij door in de bronnen van dat land. Van alle stappen maakt zij een uitdraai per titel. Twee titels blijken alsnog een traceerbare erfgenaam te hebben; die vallen af. De rest wordt gemeld en mag worden gebruikt.

In de praktijk

• Werk met een vast formulier per werk. Bron, datum, zoekterm, resultaat. Zonder die vastlegging kunt u later niet aantonen dat het onderzoek zorgvuldig was.
• Plan de onderdelen mee. Reken bij audiovisueel materiaal op meerdere onderzoeken per titel, en begroot daar tijd voor.
• Kijk eerst in de Europese databank. Staat het werk er al in, dan bespaart dat u het hele traject.
• Houd de status bij. Verandert er iets, bijvoorbeeld omdat een rechthebbende zich meldt, dan moet die wijziging worden doorgegeven.