Boek 2 Artikel 141 (2:141 BW)

Toezicht houden kan alleen met informatie. Dit artikel legt daarom bij het bestuur van een naamloze vennootschap de plicht om de raad van commissarissen te voeden: alle gegevens die de raad voor zijn taak nodig heeft, en wel op tijd. Daarnaast schrijft het een vaste jaarlijkse rapportage voor over strategie, risico's en interne beheersing.

De algemene informatieplicht

De eerste verplichting is open geformuleerd en juist daardoor ruim. Wat de raad nodig heeft, hangt af van wat er speelt: bij een voorgenomen overname is dat andere informatie dan bij een reorganisatie of een dreigend liquiditeitstekort. Het initiatief ligt bij het bestuur. Een commissaris hoeft niet eerst te vragen; het bestuur moet uit zichzelf aanleveren wat de raad nodig heeft om zijn toezicht en zijn advieswerk te kunnen doen.

Het woord tijdig is de kern van de bepaling. Informatie die pas op tafel komt als de handtekening al is gezet, is waardeloos voor toezicht. Stukken moeten de raad bereiken op een moment waarop hij nog vragen kan stellen, alternatieven kan bespreken en zo nodig kan ingrijpen.

De jaarlijkse schriftelijke rapportage

Minstens één keer per jaar zet het bestuur voor de raad op papier welke koers de vennootschap in hoofdlijnen vaart, welke risico's zij loopt in algemene en in financiële zin, en hoe zij zichzelf beheerst en controleert. Schriftelijk betekent dat het vastligt en later terug te lezen is; een mondelinge toelichting in de vergadering voldoet niet.

• Strategisch beleid: waar de vennootschap naartoe wil, met welke markten, producten en investeringen.
• Risico's: niet alleen financiële risico's zoals financiering en debiteuren, maar ook algemene risico's zoals afhankelijkheid van één afnemer of van personeel met sleutelkennis.

- Beheers- en controlesysteem: hoe de vennootschap zichzelf controleert, welke bevoegdheden er zijn en hoe afwijkingen worden gesignaleerd.

Wat als het misgaat

Het artikel kent geen eigen sanctie. Een bestuurder die de raad niet, onvolledig of te laat informeert, schiet tekort in zijn taak. De gevolgen daarvan lopen via de algemene regels, zoals de aansprakelijkheid van bestuurders tegenover de vennootschap voor een onbehoorlijke taakvervulling (artikel 2:9 BW). Het jaarlijkse schriftelijke stuk heeft daarbij een eigen functie: het legt vast wat de raad op een bepaald moment over strategie en risico's te horen heeft gekregen.

Een voorbeeld. Het bestuur van een nv onderhandelt maanden over de verkoop van de belangrijkste bedrijfsactiviteit en legt de raad pas twee dagen voor de ondertekening een dik dossier voor. Ook als de verkoop inhoudelijk goed uitpakt, is de informatieplicht geschonden: de raad heeft geen reële gelegenheid gehad zijn toezichthoudende en adviserende taak te vervullen.

In de praktijk

Een bestuursreglement of een reglement van de raad van commissarissen kan uitwerken welke informatie wanneer wordt aangeleverd, bijvoorbeeld met een vaste informatieagenda, een rapportage per kwartaal en een jaarlijkse notitie over strategie en risico's. Voor de besloten vennootschap staat dezelfde informatieplicht in artikel 2:251 BW. Voor het bestuur is dit artikel de norm waaraan zijn openheid wordt gemeten.