Voor een coöperatie, die in haar statuten niet iedere verplichting van haar leden of oud-leden om in een tekort bij te dragen heeft uitgesloten, gelden bovendien de volgende bepalingen: a. Het lidmaatschap wordt schriftelijk aangevraagd. Aan de aanvrager wordt eveneens schriftelijk bericht, dat hij als lid is toegelaten of geweigerd. Wanneer hij is toegelaten, wordt hem tevens medegedeeld onder welk nummer hij als lid in de administratie der coöperatie is ingeschreven. Niettemin behoeft, ten bewijze van de verkrijging van het lidmaatschap, van een schriftelijke aanvrage en een schriftelijk bericht als hiervoor bedoeld, niet te blijken. b. De geschriften, waarbij het lidmaatschap wordt aangevraagd, worden gedurende ten minste tien jaren door het bestuur bewaard. Echter behoeven de hierbedoelde geschriften niet te worden bewaard voor zover het betreft diegenen, van wie het lidmaatschap kan blijken uit een door hen ondertekende, gedagtekende verklaring in de administratie van de coöperatie. c. De opzegging van het lidmaatschap kan slechts geschieden, hetzij bij een afzonderlijk geschrift, hetzij door een door het lid ondertekende, gedagtekende verklaring in de administratie van de coöperatie. Het lid dat de opzegging doet, ontvangt daarvan een schriftelijke erkenning van het bestuur. Wordt de schriftelijke erkenning niet binnen veertien dagen gegeven, dan is het lid bevoegd de opzegging op kosten van de coöperatie bij deurwaardersexploot te herhalen. d. Een door het bestuur gewaarmerkt afschrift van de ledenlijst wordt ten kantore van het handelsregister neergelegd bij de inschrijving van de coöperatie. Binnen een maand na het einde van ieder boekjaar wordt door het bestuur een schriftelijke opgave van de wijzigingen die de ledenlijst in de loop van het boekjaar heeft ondergaan, aan de ten kantore van het handelsregister neergelegde lijst toegevoegd of wordt, indien de Kamer van Koophandel dit nodig oordeelt, een nieuwe lijst neergelegd.
Boek 2 Artikel 61 (2:61 BW)
Ledenadministratie bij een coöperatie met bijdrageplicht
Wettekst
Toelichting
Bij een coöperatie waarvan de leden bij een tekort kunnen worden aangesproken, is het van groot belang dat vaststaat wie lid is en wie niet meer. Daarom gelden voor die coöperaties extra vormvoorschriften. Dit artikel schrijft voor dat het lidmaatschap schriftelijk wordt aangevraagd en bevestigd, dat de stukken worden bewaard, dat opzegging in een bepaalde vorm gebeurt en dat de ledenlijst bij het handelsregister ligt. Voor een coöperatie die iedere bijdrageplicht heeft uitgesloten, gelden deze regels niet.
Toetreden
Het lidmaatschap wordt schriftelijk aangevraagd. De coöperatie bericht de aanvrager eveneens schriftelijk of hij is toegelaten of geweigerd, en bij toelating krijgt hij te horen onder welk nummer hij in de administratie is ingeschreven. Toch is de vorm niet beslissend voor het bestaan van het lidmaatschap: de wet bepaalt uitdrukkelijk dat voor het bewijs van verkrijging van het lidmaatschap niet van die schriftelijke aanvraag en dat schriftelijke bericht hoeft te blijken. Wie kan aantonen dat hij als lid is behandeld, is dus lid, ook zonder papieren.
Bewaren
De geschriften waarmee het lidmaatschap is aangevraagd, bewaart het bestuur ten minste tien jaar. Die plicht vervalt voor leden van wie het lidmaatschap blijkt uit een door henzelf ondertekende en gedagtekende verklaring in de administratie van de coöperatie. De achtergrond is opnieuw de aansprakelijkheid: jaren na dato moet nog te reconstrueren zijn wie wanneer is toegetreden, want daarvan hangt af wie in een tekort moet bijdragen.
Opzeggen
Voor het einde van het lidmaatschap gelden strikte vormen. Opzeggen kan op twee manieren: bij een afzonderlijk geschrift, of door een door het lid zelf ondertekende en gedagtekende verklaring in de administratie van de coöperatie. Het bestuur moet de opzegging schriftelijk erkennen. Blijft die erkenning veertien dagen uit, dan mag het lid de opzegging herhalen bij deurwaardersexploot, en wel op kosten van de coöperatie. Zo kan een lid zich niet laten tegenhouden door een bestuur dat de post laat liggen.
De ledenlijst bij het handelsregister
Bij de inschrijving van de coöperatie wordt een door het bestuur gewaarmerkt afschrift van de ledenlijst bij het handelsregister neergelegd. Daarna houdt het bestuur die lijst actueel: binnen een maand na het einde van elk boekjaar geeft het schriftelijk op welke wijzigingen de lijst in dat jaar heeft ondergaan. Vindt de Kamer van Koophandel dat nodig, dan legt het bestuur in plaats daarvan een geheel nieuwe lijst neer. Zo is kenbaar wie bij een ontbinding met een tekort tegenover de coöperatie tot een bijdrage kan worden aangesproken.
Een kleine inkoopcoöperatie met wettelijke aansprakelijkheid neemt drie nieuwe leden aan en ziet er twee vertrekken. Wordt de opgave aan het register vergeten, dan staan de vertrokken leden er nog steeds, terwijl de nieuwe ontbreken. Bij een tekort begint de discussie dan precies daar: wie was op het beslissende moment lid? De administratie van het bestuur is dan het enige houvast.
In de praktijk
Voor bestuurders is dit een eenvoudige checklijst met grote gevolgen: schriftelijk toelaten, tien jaar bewaren, opzeggingen erkennen, jaarlijks de wijzigingen doorgeven. Voor een lid dat wil vertrekken is de boodschap dat een telefoontje of een appje niet volstaat en dat hij recht heeft op een schriftelijke bevestiging. En bij een ontbinding met een tekort is de bij het register neergelegde lijst het startpunt bij de vraag wie in dat tekort moet bijdragen.