Boek 2 Artikel 10a (2:10a BW)

Dit korte artikel geeft de standaardregel voor het boekjaar: dat valt samen met het kalenderjaar, tenzij de statuten iets anders aanwijzen. Het boekjaar is de periode waarover de rechtspersoon verantwoording aflegt, en daarmee het startpunt van vrijwel alle termijnen rond de administratie en de jaarrekening. Wie wil afwijken, moet dat dus in de statuten regelen; een besluit van het bestuur of een gewoonte binnen de organisatie is niet genoeg.

De hoofdregel en de afwijking

Zwijgen de statuten, dan geldt de periode van 1 januari tot en met 31 december. Willen de oprichters of de algemene vergadering een ander tijdvak — bijvoorbeeld een boekjaar dat in juli begint omdat de organisatie een seizoen volgt — dan moet dat in de statuten staan. Een sportvereniging of een onderwijsinstelling kiest vaak zo'n gebroken boekjaar, omdat verantwoording per seizoen of schooljaar logischer is dan per kalenderjaar.

Waarom het boekjaar zoveel bepaalt

Aan het einde van het boekjaar hangen de verplichtingen van het bestuur. De termijn waarbinnen de balans en de staat van baten en lasten moeten worden opgemaakt gaat lopen vanaf het einde van het boekjaar, en hetzelfde geldt voor de termijnen rond het opmaken, vaststellen en openbaar maken van de jaarrekening die verderop in dit boek staan. Verschuift het boekjaar, dan verschuiven al die momenten mee. Wie het boekjaar niet kent, kan dus ook niet weten of hij te laat is.

Bij oprichting en bij wijziging

Bij de oprichting wordt het eerste boekjaar meestal in de statuten geregeld; het loopt vaak niet precies twaalf maanden omdat de rechtspersoon halverwege het jaar ontstaat. Wil een bestaande rechtspersoon het boekjaar veranderen, dan is daarvoor een statutenwijziging nodig, met de meerderheid en de notariële vorm die voor de betrokken rechtsvorm gelden. Zo'n wijziging leidt tot een overgangsperiode die korter of langer is dan een jaar, en over die periode moet gewoon verantwoording worden afgelegd.

Een carnavalsvereniging heeft haar hele activiteit tussen november en maart. Verantwoording per kalenderjaar knipt het seizoen doormidden: de kosten vallen in het ene jaar en de opbrengsten in het andere. Kiest zij in de statuten voor een boekjaar dat op 1 juli begint, dan komt één seizoen ook in één jaarrekening terecht en wordt het bestuur beoordeeld op een compleet plaatje.

In de praktijk

Controleer bij twijfel eerst wat de statuten zeggen; de aanname dat het boekjaar het kalenderjaar is, klopt vaak, maar niet altijd. Zorg dat het boekjaar in de statuten, in het boekhoudpakket en in de afspraken met de accountant hetzelfde is. En houd er bij een wijziging rekening mee dat leden of aandeelhouders recht houden op verantwoording over de tussenliggende periode: een gat in de verantwoording is geen optie.