Boek 2 Artikel 123 (2:123 BW)

Een statutenwijziging mag geen verrassing zijn. Dit artikel zorgt ervoor dat aandeelhouders vooraf precies weten wat er wordt voorgesteld: het voorstel moet in de oproeping worden genoemd en de letterlijke tekst moet ter inzage liggen tot het einde van de vergadering.

Vermelden in de oproeping

Zal aan de algemene vergadering een voorstel tot wijziging van de statuten worden gedaan, dan moet dat altijd bij de oproeping worden vermeld. Een algemene formulering als "bespreking van de statuten" is daarvoor te mager; de aandeelhouder moet uit de oproeping kunnen opmaken dat er over een wijziging zal worden besloten.

Ter inzage leggen

Wie de oproeping heeft gedaan, moet tegelijk een afschrift van het voorstel op het kantoor van de vennootschap neerleggen, waarin de voorgedragen wijziging woordelijk is opgenomen. Dat stuk ligt daar ter inzage voor iedere aandeelhouder tot de afloop van de vergadering. Woordelijk betekent hier: de precieze tekst die de statuten zullen krijgen, niet een samenvatting of een toelichting op hoofdlijnen.

Daarbij werkt de regel over onaangekondigde onderwerpen uit artikel 2:114 BW door: over een wijziging die niet op deze wijze is aangekondigd, kan in beginsel niet worden besloten, tenzij iedereen vóór stemt en het volledige geplaatste kapitaal op die vergadering vertegenwoordigd is. Wordt zo'n besluit toch genomen, dan is het daarmee niet vanzelf zonder betekenis: het is vernietigbaar op grond van artikel 2:15 BW. Het heeft dus werking totdat de rechtbank het vernietigt op vordering van iemand met een redelijk belang, en die bevoegdheid vervalt na een jaar.

Recht op een afschrift

• Vanaf de nederlegging: aandeelhouders moeten van de dag van nederlegging tot die van de vergadering een afschrift van het voorstel kunnen krijgen.
• Kosteloos: voor die afschriften mag niets in rekening worden gebracht.

- Ook voor certificaathouders: alles wat dit artikel voor aandeelhouders regelt, geldt ook voor houders van certificaten die met medewerking van de vennootschap zijn uitgegeven.

Waarom dit zo precies is geregeld

Een statutenwijziging kan de kern van iemands positie raken: de overdraagbaarheid van zijn aandelen, zijn stemrecht, zijn aanspraak op winst. Wie pas ter vergadering hoort wat er precies verandert, kan zich niet laten adviseren en niet zorgvuldig stemmen. Door de letterlijke tekst vooraf beschikbaar te stellen, maakt de wet een geïnformeerde stem mogelijk — en beperkt zij tegelijk de ruimte om tijdens de vergadering nog iets anders vast te stellen dan wat er lag.

Een voorbeeld. Een nv roept op voor een vergadering waarin "aanpassing van de statuten aan de huidige praktijk" op de agenda staat, zonder tekst. Een aandeelhouder ontdekt ter vergadering dat ook de blokkeringsregeling verdwijnt. Omdat het voorstel niet woordelijk ter inzage lag en dit onderwerp niet als zodanig was aangekondigd, had er zonder ieders aanwezigheid en instemming niet over besloten mogen worden. Neemt de vergadering het besluit toch, dan staat de wijziging er wel: de aandeelhouder moet dan zelf vernietiging vorderen, en doet hij dat niet binnen een jaar, dan blijft zij in stand.

In de praktijk

Voor het bestuur is dit een checklist bij elke wijziging: noem het onderwerp in de oproeping, leg de conceptakte woordelijk neer en zorg dat afschriften kosteloos beschikbaar zijn. Voor een aandeelhouder is het een uitnodiging om die tekst ook echt op te vragen; de details van een statutenwijziging zitten zelden in de samenvatting.