Boek 2 Artikel 365 (2:365 BW)

Niet alles wat waarde heeft voor een onderneming is tastbaar. Een vergunning, een merk of de goodwill van een overgenomen bedrijf kan meer waard zijn dan de machines. Dit artikel bepaalt welke van die onstoffelijke bezittingen als afzonderlijke post op de balans worden opgenomen, en verbindt aan twee categorieën een extra voorwaarde die schuldeisers beschermt.

Welke posten apart worden vermeld

• Oprichtings- en emissiekosten — de kosten die samenhangen met het oprichten van de rechtspersoon en met het uitgeven van aandelen.
• Ontwikkelingskosten — de uitgaven voor het ontwikkelen van een product of proces.
• Verwervingskosten van rechten — wat is betaald voor concessies, vergunningen en rechten van intellectuele eigendom.
• Goodwill van derden verkregen — het bedrag dat bij een overname is betaald boven de waarde van de afzonderlijke bezittingen.

- Vooruitbetalingen — bedragen die al zijn betaald voor immateriële vaste activa die nog moeten volgen.

Activeren of ten laste van het resultaat

Activeren betekent dat een uitgave niet meteen als kost wordt genomen, maar als bezitting op de balans wordt gezet en over meer jaren wordt afgeschreven. Dat verhoogt op korte termijn het eigen vermogen en de winst. Bij goodwill die van een derde is gekocht, staat daar een werkelijke betaling tegenover. Bij oprichtingskosten en ontwikkelingskosten ligt dat anders: daar is geen bezit gekocht dat zonder meer te verkopen is, en de waarde ervan hangt af van verwachtingen.

De verplichte reserve

Daarom stelt het tweede lid een dubbele eis zodra de rechtspersoon kosten van oprichting, van uitgifte van aandelen of van ontwikkeling activeert. Hij moet die keuze toelichten, en hij moet een reserve aanhouden die even groot is als het bedrag dat hij activeert. Zo'n reserve is een deel van het eigen vermogen dat niet vrij uitkeerbaar is. Het effect is dat de winst die op papier ontstaat door het activeren, niet als dividend de vennootschap kan verlaten. Wat er niet is aan echt geld, kan er ook niet uit.

Een voorbeeld. Een softwarebedrijf besteedt twee jaar aan het ontwikkelen van een nieuw pakket en activeert die kosten. Op de balans verschijnt een immaterieel vast activum en het eigen vermogen ziet er beter uit dan wanneer alles direct ten laste van het resultaat was gebracht. Tegelijk moet het bestuur een reserve van dezelfde omvang aanhouden en in de toelichting uitleggen wat het heeft geactiveerd en waarom. De aandeelhouder kan die winst dus niet aan zichzelf uitkeren.

Wie erop toeziet

Het bestuur maakt deze keuzes bij het opmaken van de jaarrekening en draagt de verantwoordelijkheid ervoor. Is de rechtspersoon controleplichtig, dan beoordeelt de accountant of het activeren verdedigbaar is en of de reserve is gevormd; ontbreekt zij, dan raakt dat zijn verklaring. De algemene vergadering komt in beeld bij de vaststelling van de jaarrekening en bij het besluit over de winstbestemming, waar de reserve de ruimte voor uitkeringen beperkt.

In de praktijk

Voor bestuurders van jonge, technisch gerichte ondernemingen is dit een artikel dat er werkelijk toe doet: activeren maakt het eigen vermogen op papier sterker, wat helpt bij een bank of een aanbesteding, maar het legt tegelijk een deel van dat vermogen vast. Voor aandeelhouders is het van belang te weten dat een deel van de zichtbare winst niet beschikbaar is. En voor wie een jaarrekening leest, is een grote post immateriële activa altijd een reden om de toelichting erbij te pakken.