Boek 2 Artikel 240 (2:240 BW)

Wie kan de vennootschap binden aan een contract? Artikel 2:240 BW geeft het antwoord: het bestuur vertegenwoordigt de vennootschap, en die bevoegdheid komt ook aan iedere bestuurder afzonderlijk toe. De statuten kunnen dat beperken, bijvoorbeeld door te eisen dat twee bestuurders samen tekenen. De bevoegdheid die iemand heeft, is bovendien onbeperkt en onvoorwaardelijk: wie bevoegd is, bindt de vennootschap, ook als hij intern eigenlijk eerst toestemming had moeten vragen.

Besluiten en vertegenwoordigen zijn twee dingen

Op dit punt loopt de praktijk het vaakst vast. De vraag of het bestuur een besluit mócht nemen — was er goedkeuring van de algemene vergadering nodig, is de raad van commissarissen gepasseerd — staat los van de vraag of de handeling de vennootschap naar buiten toe bindt. Een ontbrekend intern besluit tast de vertegenwoordigingsbevoegdheid in beginsel niet aan. De wederpartij hoeft de interne keuken van de vennootschap niet te kennen; de vennootschap zit aan het contract vast en moet haar bestuurder achteraf maar aanspreken.

Wat de statuten kunnen regelen

De statuten kunnen bepalen dat de vertegenwoordigingsbevoegdheid naast het bestuur alleen aan een of meer bestuurders toekomt, bijvoorbeeld aan de bestuurder met de titel algemeen directeur. Zij kunnen ook eisen dat een bestuurder de vennootschap alleen met medewerking van een of meer anderen mag vertegenwoordigen; dat is de bekende regel van twee handtekeningen. Verder kunnen zij ook aan anderen dan bestuurders vertegenwoordigingsbevoegdheid geven, bijvoorbeeld aan een titularis met een bepaalde functie.

Zulke statutaire regelingen werken tegenover derden, want zij zijn kenbaar uit het handelsregister. Dat is iets anders dan een interne instructie dat een bestuurder boven een bepaald bedrag eerst mag overleggen: die instructie bindt de wederpartij niet.

Onbeperkt en onvoorwaardelijk

Komt de bevoegdheid eenmaal aan het bestuur of aan een bestuurder toe, dan kent zij geen grenzen en geen voorwaarden, behalve waar de wet die zelf stelt. Beperkingen of voorwaarden die de wet wél toelaat of voorschrijft, kunnen alleen door de vennootschap zelf worden ingeroepen. Een wederpartij kan zich er dus niet op beroepen om onder een overeenkomst uit te komen: alleen de vennootschap kan zeggen dat haar vertegenwoordiger de grens overschreed.

Een voorbeeld: de statuten van een bv bepalen dat twee bestuurders samen moeten tekenen. Eén bestuurder tekent in zijn eentje een leaseovereenkomst voor bedrijfswagens. Die statutaire beperking staat in het handelsregister en werkt tegenover de leasemaatschappij; de vennootschap is niet zonder meer gebonden. Bepalen de statuten daarentegen niets en heeft de vergadering intern afgesproken dat contracten boven vijftigduizend euro langs haar gaan, dan zit de vennootschap er wel aan vast.

In de praktijk

Controleer voordat u tekent wie er volgens het handelsregister bevoegd is en met hoeveel personen. Voor bestuurders: zorg dat de inschrijving klopt en actueel is, want een verouderde inschrijving werkt tegen de vennootschap. Wilt u als aandeelhouder grip op grote transacties, leg dan een goedkeuringseis in de statuten vast en beperk daarnaast de vertegenwoordigingsbevoegdheid; alleen een interne afspraak is voor de buitenwereld onzichtbaar.