Boek 2 Artikel 247 (2:247 BW)

Bij een bv met één aandeelhouder die zelf ook de vennootschap vertegenwoordigt, staat één persoon aan beide kanten van de tafel. Artikel 2:247 BW eist daarom dat zulke rechtshandelingen schriftelijk worden vastgelegd. Hetzelfde geldt wanneer alle aandelen tot een huwelijksgemeenschap of tot een gemeenschap van een geregistreerd partnerschap behoren en een van de deelgenoten de vennootschap vertegenwoordigt. Gebeurt dat niet, dan kan de rechtshandeling ten behoeve van de vennootschap worden vernietigd.

Wanneer de regel geldt

Twee elementen moeten samenvallen. Ten eerste moet de wederpartij de houder van alle aandelen zijn, of een deelgenoot in de gemeenschap waartoe alle aandelen behoren. Aandelen die de vennootschap zelf of een dochtermaatschappij houdt, tellen daarbij niet mee, zodat een klein pakket eigen aandelen de regeling niet buiten werking stelt. Ten tweede moet de vennootschap bij die handeling door diezelfde aandeelhouder of deelgenoot worden vertegenwoordigd. Tekent een andere bestuurder namens de vennootschap, dan valt de handeling buiten dit artikel.

Wat schriftelijk vastleggen betekent

Er is geen notaris nodig en geen bijzondere vorm. Waar het om gaat, is dat achteraf kan worden vastgesteld wat er is afgesproken en wanneer: een ondertekend contract, een brief, een vastgelegde e-mail. De reden is eenvoudig. Bij afspraken tussen de vennootschap en haar enige aandeelhouder is er niemand die meekijkt, terwijl schuldeisers en de fiscus er wel belang bij hebben. Een lening in rekening-courant, een huurovereenkomst voor het pand van de aandeelhouder, een managementvergoeding: het zijn precies de posten waarover bij een faillissement of een verkoop discussie ontstaat.

De uitzondering voor gewone bedrijfshandelingen

De eis geldt niet voor rechtshandelingen die onder de bedongen voorwaarden tot de gewone bedrijfsuitoefening van de vennootschap behoren. Verkoopt een bv die keukens levert een keuken aan haar enige aandeelhouder tegen de normale prijs en de normale voorwaarden, dan hoeft daarvoor niets extra's te worden vastgelegd. Wijken de voorwaarden af van wat gebruikelijk is, dan geldt de uitzondering niet meer en is vastlegging weer nodig.

De sanctie

Wordt de vastlegging vergeten, dan is de rechtshandeling vernietigbaar, en wel ten behoeve van de vennootschap. Alleen zij — in de praktijk vaak haar curator — kan zich daarop beroepen; de aandeelhouder kan er niet onderuit komen door zijn eigen verzuim in te roepen. Vernietiging betekent dat de handeling met terugwerkende kracht vervalt en dat wat is gepresteerd moet worden teruggedraaid.

Een voorbeeld: de enig aandeelhouder-bestuurder van een bv neemt jarenlang geld op in rekening-courant zonder dat er iets op papier staat. Bij het faillissement stelt de curator vast dat er ook een auto is overgedragen aan de aandeelhouder zonder enige vastlegging. Die overdracht kan hij ten behoeve van de boedel vernietigen, waarna de auto of de waarde daarvan terug moet.

In de praktijk

Leg elke afspraak tussen de vennootschap en haar enige aandeelhouder vast, hoe vanzelfsprekend die ook lijkt: leningen, huur, vergoedingen, overdracht van bedrijfsmiddelen. Zet er een datum bij en bewaar het stuk bij de administratie. Een goedkeurend besluit van de aandeelhoudersvergadering vervangt die vastlegging niet: de wet knoopt hier uitsluitend aan bij de schriftelijke weergave van de handeling zelf, en waar alle aandelen bij één persoon berusten komt zo'n besluit van diezelfde persoon. Juist bij een grotere transactie is het daarom zaak de voorwaarden volledig op papier te zetten; dat kost weinig moeite en voorkomt jaren later een vervelende discussie.