Artikel 10:4 Awb: Mandaat aan iemand buiten de organisatie

Mandaat wordt meestal verleend aan eigen medewerkers: het college mandateert een ambtenaar van de gemeente, de minister een medewerker van het departement. Soms gebeurt het buiten de eigen organisatie, bijvoorbeeld aan een ander bestuursorgaan, een samenwerkingsverband of een ingehuurd bureau. Dit artikel stelt daar een voorwaarde aan: dat mandaat kan alleen met instemming van degene die het krijgt en van de organisatie waaronder hij valt.

Achter die eis zit een eenvoudige gedachte. Een bestuursorgaan kan zijn eigen medewerkers opdragen werk te doen; buiten de eigen hiërarchie kan het dat niet. Je legt een ander niet eenzijdig een taak op. Bovendien blijft de mandaatgever verantwoordelijk voor besluiten die een buitenstaander namens hem neemt, dus moet aan beide kanten duidelijk zijn wat er is afgesproken.

Wie moet instemmen

• De gemandateerde zelf. Degene die de bevoegdheid gaat uitoefenen moet dat willen. Zonder zijn instemming komt het mandaat niet tot stand.

- Degene onder wiens verantwoordelijkheid hij werkt. Werkt de gemandateerde onder een ander bestuursorgaan of een andere werkgever, dan moet ook die instemmen. Anders zou de ene organisatie de capaciteit van de andere kunnen inzetten zonder dat daar iemand over gaat.

Wat betekent 'werkzaam onder verantwoordelijkheid van'

Bepalend is niet de formele arbeidsrelatie maar de zeggenschap: kan de mandaatgever de gemandateerde aansturen en aanspreken zoals hij dat bij eigen personeel doet? Bij een ambtenaar van de eigen gemeente is dat zo, en dan is instemming niet nodig. Bij een medewerker van een regionale uitvoeringsdienst, van een ander bestuursorgaan of van een extern bureau is dat niet vanzelfsprekend, en dan geldt het eerste lid wel. Bij twijfel is instemming vragen de veilige route: het kost weinig en het voorkomt een bevoegdheidsdiscussie achteraf.

De uitzondering in het tweede lid

Heeft de wetgever zelf al voorzien in de bevoegdheid tot mandaatverlening, dan is instemming niet nodig. De afweging is dan immers al gemaakt door de wetgever, en wie in de wet als mogelijke gemandateerde is aangewezen kan zich niet meer op het ontbreken van zijn instemming beroepen. Het moet dan wel gaan om een grondslag die juist die mandaatverlening mogelijk maakt, niet om een algemene bepaling dat een orgaan zijn taken kan laten uitvoeren.

Een voorbeeld. Een gemeente laat vergunningverlening en handhaving voor milieuzaken uitvoeren door een regionale uitvoeringsdienst. Het college wil dat medewerkers van die dienst de vergunningen zelf verlenen, namens het college. Dat kan, maar het college kan die medewerkers niet eenzijdig aanwijzen: aan de kant van de dienst moet met de mandaatverlening zijn ingestemd. Wordt dat vergeten, dan worden er besluiten genomen zonder geldig mandaat en zijn die niet zonder meer aan het college toe te rekenen op de manier die artikel 10:2 Awb beschrijft.

In de praktijk

• Leg de instemming schriftelijk vast. Artikel 10:5 Awb verlangt bij mandaat aan iemand buiten de eigen organisatie hoe dan ook een schriftelijk mandaat. Neem de instemming op in datzelfde stuk of in een begeleidende brief.
• Maak afspraken over sturing. Instemming is het begin, niet het einde. Regel hoe de mandaatgever instructies geeft en inlichtingen krijgt; artikel 10:6 Awb biedt daarvoor de grondslag.
• Voor de burger. Krijgt u een besluit van een organisatie die u niet als het bevoegde bestuursorgaan kent, kijk dan namens wie het besluit is genomen en vraag zo nodig het mandaatbesluit op.

Dit artikel zegt niets over de vraag of het mandaat inhoudelijk is toegestaan. Ook met alle instemmingen op papier blijft gelden dat sommige bevoegdheden zich niet lenen voor mandaat; die grens staat in artikel 10:3 Awb.