Artikel 2.34sexies BVIE: Het reglement wijzigen en laten vermelden

Het reglement van een collectief merk is geen document dat je eenmalig opstelt en daarna vergeet. Toetredingsvoorwaarden, kwaliteitseisen en sancties veranderen mee met de branche. Dit artikel bepaalt dat elke wijziging langs het Bureau moet en pas juridisch gaat gelden vanaf de vermelding in het register.

De reden is dat het reglement de betekenis van het merk bepaalt. Leden, aspirant-leden, afnemers en concurrenten moeten kunnen nagaan welke regels op enig moment golden. Een reglement dat in de bestuurskamer stilletjes wordt aangepast, zou die functie verliezen.

De houder moet elke wijziging voorleggen

De verplichting rust op de merkhouder, dus op de vereniging of de publiekrechtelijke rechtspersoon die het collectieve merk op naam heeft. Elke wijziging gaat naar het Bureau, ook een kleine. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen ingrijpende koerswijzigingen en tekstuele opschoning, dus wie in één keer een nieuw reglement vaststelt, legt dat in zijn geheel voor.

De toets bij de vermelding

Het Bureau vermeldt de wijziging in het register, tenzij het gewijzigde reglement niet meer voldoet aan de inhoudelijke eisen die aan zo'n reglement worden gesteld, of tenzij de wijziging een weigeringsgrond doet ontstaan. Zo kan een vereniging het reglement niet gebruiken om alsnog binnen te halen wat bij de aanvraag zou zijn geweigerd, bijvoorbeeld door de toetreding voor buitenstaanders uit hetzelfde herkomstgebied dicht te timmeren.

De eisen aan de inhoud van het reglement staan in artikel 2.34ter BVIE, de weigeringsgronden in artikel 2.34quater BVIE. Wie een wijziging voorbereidt, kan die twee dus het beste als checklist naast de concepttekst leggen.

Pas van kracht na vermelding

Het derde lid regelt het moment waarop een wijziging telt: voor de toepassing van het verdrag werkt zij pas vanaf de datum waarop zij in het register wordt vermeld. Tot dat moment blijft het oude reglement de maatstaf. Dat uitstel ziet op de gevolgen die het verdrag aan het reglement verbindt, zoals de merkenrechtelijke handhaving. Of een lid intern al aan de nieuwe tekst gebonden is, volgt uit het verenigingsrecht en uit de eigen statuten, en dat is een andere vraag.

Een vereniging van bloemenkwekers scherpt in maart haar reglement aan met een verbod op een bepaald bestrijdingsmiddel en stuurt de wijziging pas in september in. Een kweker die in mei nog met dat middel werkte, kan het merk voor die oogst niet worden ontzegd op basis van de nieuwe regel. Vanaf de vermelding in het register geldt het verbod wel, en kan de vereniging het handhaven.

In de praktijk

• Voor het bestuur: koppel de ledenvergadering die het reglement vaststelt aan een directe melding bij het Bureau, en communiceer de ingangsdatum pas als de vermelding rond is.
• Voor het bestuur: houd een gedateerde versiegeschiedenis bij, zodat je bij een geschil kunt laten zien welke tekst destijds gold.
• Voor een lid: controleer welke versie op het moment van jouw handelen was vermeld voordat je een verwijt accepteert.
• Voor een aspirant-lid: baseer je op de vermelde versie, niet op een concept dat de vereniging rondstuurt.