Boek 1 Artikel 16a (1:16a BW)

De ambtenaar van de burgerlijke stand houdt de registers bij waarin geboorte, huwelijk, geregistreerd partnerschap en overlijden worden vastgelegd. Dit artikel omschrijft die taak: hij neemt akten in de registers op, voegt daar latere vermeldingen aan toe en zorgt dat de registers in stand blijven en dat de gegevens toegankelijk zijn. Daarnaast beperkt het de taken van de buitengewoon ambtenaar.

Akten en latere vermeldingen

Een akte legt een feit vast op het moment dat het zich voordoet: een kind is geboren, twee mensen zijn getrouwd, iemand is overleden. Verandert er later iets aan die gegevens, dan wordt dat zelf ook vastgelegd, bij een erkenning bijvoorbeeld in een akte van erkenning, en komt daarover bij de bestaande akte een latere vermelding. De oude akte wordt dus niet vervangen: bij die ene akte blijft zichtbaar wat er sindsdien is gebeurd, zoals een erkenning, een adoptie, een naamswijziging of een echtscheiding.

Behalve het opnemen van akten hoort ook het beheer bij de taak. De ambtenaar zorgt dat de registers bewaard blijven en dat de gegevens vindbaar zijn, zodat burgers en instanties er afschriften en uittreksels uit kunnen krijgen. Dat is geen bijzaak: de akten hebben sterke bewijskracht en zijn vaak het enige bewijs van afstamming, naam of burgerlijke staat.

Wat de buitengewoon ambtenaar wel en niet doet

Naast de gewone ambtenaren kent de gemeente buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand. Zij mogen niet alles: het tweede lid somt precies op met welke taken zij kunnen worden belast. In de praktijk gaat het om het voltrekken van huwelijken en het aangaan van geregistreerde partnerschappen, met de akten die daarbij horen, en om de omzetting van een partnerschap in een huwelijk.

Het bijhouden van de registers zelf, het opnemen van geboorte- en overlijdensakten en het toevoegen van latere vermeldingen blijft voorbehouden aan de gewone ambtenaar van de burgerlijke stand. Wie op zijn trouwdag een bekende laat optreden als buitengewoon ambtenaar, moet dus weten dat diens bevoegdheid tot die dag en die handeling beperkt is.

Wat dit voor u betekent

Voor burgers is dit artikel vooral een wegwijzer. Moet er iets in een akte worden opgenomen of aangetekend, dan is de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente waar de akte ligt de aangewezen persoon. Hij beoordeelt of wat u vraagt volgens de wet in de akte thuishoort; hij is geen rechter en kan een geschil over afstamming of naam niet beslissen.

Een voorbeeld. Een moeder wil dat de erkenning van haar kind door haar partner zichtbaar wordt in de geboorteakte. De erkenning zelf wordt in een akte van erkenning vastgelegd; de geboorteakte wordt daarna niet vervangen, maar krijgt er een latere vermelding over de erkenning bij. Vraagt zij een afschrift op, dan staat die vermelding erbij.

In de praktijk

Vraag afschriften altijd op bij de gemeente waar de akte is opgemaakt, dus bij de geboortegemeente of de gemeente waar het huwelijk is voltrokken. Klopt er iets niet, meld dat dan bij die ambtenaar; verbetering van een akte volgt een eigen weg en gebeurt nooit door de akte gewoon te vervangen.