Boek 1 Artikel 23c (1:23c BW)

Van elke akte van de burgerlijke stand bestaat een tweede exemplaar, het dubbel. Dit artikel bepaalt dat die dubbelen openbaar zijn zolang zij bij de ambtenaar van de burgerlijke stand berusten. De openbaarheid is dus gekoppeld aan de plaats waar de dubbelen worden bewaard.

Waarom er dubbelen zijn

De dubbelen bestaan om te voorkomen dat het bewijs van iemands geboorte, huwelijk of overlijden voorgoed verdwijnt bij brand, wateroverlast of een andere ramp. Gaan akten verloren of raken zij beschadigd, dan worden zij vervangen door afschriften uit de dubbelen. Die regeling staat in artikel 1:18d BW.

Wat openbaarheid hier betekent

Openbaar wil ook hier niet zeggen dat iedereen er zomaar in kan kijken. De dubbelen zijn de tweelingbroer van de akten, en de beperkingen die voor de akten gelden werken door: inzage is voorbehouden aan de bewaarders en het openbaar ministerie, en het publiek krijgt afschriften en uittreksels volgens de gewone regels. Zolang de dubbelen bij de gemeente liggen, vallen zij onder dezelfde openbaarheidsregeling als de akten zelf (artikel 1:23 BW).

Het artikel geeft die openbaarheid alleen voor dubbelen die onder de ambtenaar van de burgerlijke stand berusten. Liggen zij niet (meer) onder zijn berusting, dan biedt dit artikel geen grond om er een beroep op openbaarheid te doen. Heeft u een stuk nodig, dan wendt u zich tot de gemeente waar het oorspronkelijke register ligt; daar worden afschriften en uittreksels afgegeven volgens artikel 1:23b BW.

Praktisch belang

Voor de meeste mensen is dit artikel achtergrondinformatie. Het wordt merkbaar in het uitzonderlijke geval dat een origineel niet meer bruikbaar is. Dan blijkt dat er nog een tweede exemplaar is en dat u niet zonder bewijs komt te staan. De vervanging kost u niets: die kosten komen ten laste van de Staat of van de gemeente.

Een voorbeeld. Een deel van een oud huwelijksregister raakt beschadigd. Een echtpaar dat een afschrift nodig heeft, krijgt dat toch: de betrokken akten worden vervangen aan de hand van de dubbelen, en het vervangende stuk heeft dezelfde bewijskracht als het origineel had.

In de praktijk

Merkt u dat een akte onvindbaar of onleesbaar is, meld dat dan bij de gemeente waar zij hoort te liggen en vraag of het dubbel uitkomst biedt. Bewaar zelf afschriften van belangrijke akten thuis. Zo bent u niet afhankelijk van de vraag hoe snel een register kan worden hersteld op een moment dat u het stuk juist nodig heeft.