Boek 1 Artikel 25 (1:25 BW)

Wie in het buitenland is geboren, getrouwd of overleden, heeft een buitenlandse akte. Artikel 1:25 BW maakt het mogelijk die akte op te nemen in de Nederlandse registers van de burgerlijke stand. Dat gebeurt centraal, in de registers van de gemeente Den Haag, en het gaat om akten van geboorte, van huwelijk, van registratie van een partnerschap en van overlijden die door een bevoegde buitenlandse instantie volgens de daar geldende voorschriften zijn opgemaakt.

Wanneer inschrijving mogelijk is

• De akte betreft iemand die Nederlander is, of dat ooit is geweest, of die Nederlands onderdaan niet-Nederlander is geweest.
• De akte betreft iemand die rechtmatig in Nederland verblijft op de gronden die de Vreemdelingenwet 2000 daarvoor aanwijst.

- Het gaat om een geboorteakte van iemand met een vreemde nationaliteit aan wie op grond van dit boek een latere vermelding moet worden toegevoegd, bijvoorbeeld na een erkenning of een naamswijziging.

Wie het in gang zet

Inschrijving gebeurt op verzoek van een belanghebbende of op bevel van het openbaar ministerie. Daarnaast mag de ambtenaar van de burgerlijke stand van Den Haag de akte ook uit eigen beweging inschrijven. Bij adoptie hoeft u er zelf niets voor te doen: de rechtbank die de adoptie uitspreekt, gelast ambtshalve en afzonderlijk dat de geboorteakte wordt ingeschreven.

De verklaring bij een huwelijk of partnerschap

Voor huwelijken en geregistreerde partnerschappen geldt een extra eis, maar alleen wanneer een belanghebbende zelf om de inschrijving verzoekt en een van beide partners geen Nederlander is en hier evenmin rechtmatig verblijft op een van de in de Vreemdelingenwet 2000 genoemde gronden. De partners leggen dan een verklaring af voor de ambtenaar in Den Haag, over het verblijfsrecht van die partner en over het doel van hun verbintenis: het huwelijk of partnerschap mag niet zijn aangegaan om verblijfsrecht te verkrijgen. Schrijft de ambtenaar uit eigen beweging in, of gebeurt de inschrijving op bevel van het openbaar ministerie, dan wordt die verklaring niet gevraagd. Zij is evenmin nodig als er sinds de voltrekking of registratie ten minste tien jaren zijn verstreken, of als de relatie inmiddels is geëindigd.

Wat er daarna gebeurt

De ambtenaar maakt een akte van inschrijving op. Welke gegevens daarin komen, is bij algemene maatregel van bestuur vastgelegd. Ziet hij in de in te schrijven akte een kennelijke misslag of een schrijf- of spelfout, en blijkt de juiste inhoud uit een Nederlandse akte of uit een rechterlijke uitspraak, dan mag hij dat zelf verbeteren; de verbeteringen worden dan apart in de akte vermeld. Is de akte ambtshalve ingeschreven, dan krijgen de personen om wie het gaat een afschrift toegestuurd.

Een voorbeeld: een Nederlandse moeder krijgt tijdens haar verblijf in het buitenland een kind en laat daar een geboorteakte opmaken. Terug in Nederland vraagt zij inschrijving in Den Haag. Vanaf dat moment kan zij overal in Nederland een afschrift van de geboorteakte opvragen, zonder telkens het buitenlandse document te hoeven opsturen.

In de praktijk

Inschrijving is geen formaliteit zonder nut: zij zorgt ervoor dat latere gebeurtenissen — een erkenning, een naamswijziging, een echtscheiding — als latere vermelding aan de Nederlandse akte kunnen worden gehangen, zoals artikel 1:25b BW bepaalt. Zorg dat het buitenlandse document is voorzien van de vereiste legalisatie of apostille en van een vertaling wanneer de gemeente daarom vraagt. Wordt de buitenlandse akte later in het land van herkomst gecorrigeerd, dan biedt artikel 1:25a BW de weg om dat ook hier te laten doorwerken. Bestaat er in het geheel geen buitenlandse geboorteakte, dan is artikel 1:25c BW de aangewezen route.