Boek 2 Artikel 128 (2:128 BW)

Voor een kleine vennootschap is een formele vergadering soms omslachtig: alle aandeelhouders zijn het eens en willen snel besluiten. Dit artikel maakt dat mogelijk, maar met twee stevige voorwaarden. Er moet een statutaire grondslag zijn, en het besluit kan alleen worden genomen met algemene stemmen van de stemgerechtigde aandeelhouders.

Wanneer het kan

De statuten kunnen bepalen dat aandeelhouders ook buiten vergadering besluiten nemen. Die route is echter afgesloten zodra er aandelen aan toonder zijn uitgegeven, of zodra er met medewerking van de vennootschap certificaten van aandelen zijn uitgegeven. Het is dus niet genoeg dat de statuten de mogelijkheid bieden: op het moment van besluiten moet ook vaststaan dat geen van beide situaties zich voordoet. Een blik in het aandeelhoudersregister van artikel 2:85 BW en in de eigen administratie over eventuele certificering hoort daarom bij de voorbereiding.

Alles of niets

Is er een statutaire regeling, dan geldt een harde eis: besluitvorming buiten vergadering is alleen mogelijk met algemene stemmen van de stemgerechtigde aandeelhouders. Eén tegenstem, of één aandeelhouder die niet reageert, en het besluit kan langs deze weg niet worden genomen. De vennootschap moet dan terug naar de gewone route van oproeping en vergadering.

De vorm van de stemmen

• Schriftelijk: de stemmen worden schriftelijk uitgebracht, zodat achteraf vaststaat wie wat heeft gestemd.

- Elektronisch: tenzij de statuten anders bepalen, kunnen de stemmen ook langs elektronische weg worden uitgebracht.

Het verschil met de bv

Voor de besloten vennootschap bevat artikel 2:238 BW een eigen regeling. Daar is besluitvorming buiten vergadering mogelijk tenzij de statuten anders bepalen, en is vereist dat alle vergadergerechtigden met deze manier van besluiten hebben ingestemd; eenstemmigheid over de inhoud van het besluit schrijft die bepaling niet voor. Bij de nv ligt het andersom: de mogelijkheid moet uitdrukkelijk in de statuten staan, en het besluit zelf vergt de stem van iedere stemgerechtigde aandeelhouder. Wie een nv en een bv in één groep beheert, doet er goed aan beide regelingen niet door elkaar te halen.

Een voorbeeld. Een nv met drie aandeelhouders, alle aandelen op naam, wil snel een bestuurder benoemen. De statuten laten besluitvorming buiten vergadering toe. De drie sturen hun stem per e-mail; alle drie stemmen voor. Het besluit is genomen. Zou één van hen niet reageren, dan is er geen besluit en moet er alsnog een vergadering worden bijeengeroepen.

In de praktijk

Voor een kleine vennootschap is dit een praktische bepaling, mits de statuten haar bevatten en er geen toonderaandelen of met medewerking van de vennootschap uitgegeven certificaten uitstaan. Certificaten die buiten de vennootschap om zijn uitgegeven, noemt de wettekst niet. Verandert de kring van aandeelhouders of wordt er gecertificeerd, dan moet de vraag of deze route nog openstaat opnieuw worden beantwoord. Voor een minderheidsaandeelhouder is de bepaling juist geruststellend: buiten vergadering kan niets tegen zijn wil worden besloten, want zonder zijn stem komt er geen besluit.