Boek 2 Artikel 289 (2:289 BW)

Voor de stichting is de akte van oprichting het geboortemoment, maar pas het handelsregister maakt haar zichtbaar voor anderen. Artikel 2:289 BW legt de zorg voor die zichtbaarheid bij de bestuurders en koppelt er een persoonlijk risico aan zolang de inschrijving en de neerlegging van de akte niet zijn geregeld.

Wat moet worden ingeschreven en neergelegd

De bestuurders laten de stichting zelf inschrijven in het handelsregister. Daarbij worden ook de gegevens van de oprichter of oprichters opgegeven: hun naam en voornamen, en hun woonplaats of, als zij zijn overleden, de laatste woonplaats. Daarnaast moeten zij bij dat register een authentiek afschrift of uittreksel van de oprichtingsakte met de statuten neerleggen. Zo kan iedereen die met de stichting zakendoet nagaan wat haar doel is, wie haar mag vertegenwoordigen en welke beperkingen er gelden.

Het persoonlijke risico van het tweede lid

Zolang de opgave voor de eerste inschrijving en de nederlegging van de akte niet allebei zijn gedaan, is iedere bestuurder voor een rechtshandeling waardoor hij de stichting verbindt, naast de stichting hoofdelijk aansprakelijk. De stichting zelf is en blijft partij en schuldenaar. De wederpartij kan de volle vordering zowel bij de stichting als bij de bestuurder neerleggen; betaalt een van beiden, dan is de ander in zoverre bevrijd. Een bestuurder die betaalt, kan dat bedrag daarna op grond van artikel 6:10 BW op de stichting verhalen; wat dat oplevert, hangt af van haar vermogen.

De regeling hangt samen met de functie van het register. Zolang doel, statuten en vertegenwoordigingsbevoegdheid daar niet uit blijken, kan een wederpartij niet controleren met wie zij te maken heeft. De wet legt het risico daarvan bij de bestuurders, die de inschrijving en de nederlegging in de hand hebben.

Een voorbeeld. Het bestuur van een net opgerichte stichting tekent al in de eerste week een huurovereenkomst voor een pand, terwijl de inschrijving nog niet is geregeld. Gaat het mis en kan de stichting de huur niet betalen, dan kan de verhuurder de tekenende bestuurder in persoon aanspreken voor de huurtermijnen die uit dat contract voortvloeien.

Wie het in de praktijk regelt

Meestal verzorgt de notaris de eerste inschrijving direct na het passeren van de akte. De verplichting blijft echter bij de bestuurders liggen: zij moeten nagaan of de inschrijving en de neerlegging daadwerkelijk zijn gebeurd. Wijzigingen daarna, zoals een nieuwe bestuurder of een gewijzigd adres, moeten eveneens worden doorgegeven; de regels daarover staan in de Handelsregisterwet 2007.

In de praktijk

Wacht met het aangaan van verplichtingen tot de eerste opgave en de neerlegging van de akte zijn gedaan; wie in die periode namens de stichting tekent, staat zelf naast haar in, ook als hij uitdrukkelijk vermeldt dat hij voor de stichting handelt. Controleer zelf of het register is bijgewerkt en bewaar het bewijs van inschrijving en van de neerlegging van de akte in het bestuursdossier. Voor nieuwe bestuurders is dit ook het eerste wat zij zelf horen na te kijken voordat zij ergens hun handtekening onder zetten.