Boek 2 Artikel 394 (2:394 BW)

Een rechtspersoon met beperkte aansprakelijkheid legt verantwoording af aan de buitenwereld. Dit artikel bepaalt hoe: door de jaarrekening te deponeren bij het handelsregister, zodat iedereen die met de rechtspersoon zaken doet haar kan inzien. Openbaarmaking moet gebeuren binnen acht dagen na de vaststelling. Op het stuk moet staan op welke dag het is vastgesteld.

De taal en de vorm

Gedeponeerd wordt de jaarrekening die volledig in het Nederlands is opgesteld. Bestaat die niet, dan mag de Franse, Duitse of Engelse versie worden gedeponeerd. De Handelsregisterwet schrijft voor langs welke weg dat moet gebeuren; voor veel rechtspersonen betekent dat aanlevering langs elektronische weg.

Twee termijnen die naast elkaar lopen

• Acht dagen na vaststelling — de gewone termijn: zodra het bevoegde orgaan de jaarrekening heeft vastgesteld, moet zij binnen acht dagen naar het register.
• Uiterlijk twaalf maanden na afloop van het boekjaar — de buitengrens. Ongeacht wat er intern is misgegaan, moet de jaarrekening dan openbaar zijn gemaakt.
• Twee maanden na het verstrijken van de opmaaktermijn — is de jaarrekening dan nog niet volgens de wettelijke voorschriften vastgesteld, dan moet het bestuur onverwijld de opgemaakte jaarrekening deponeren, met de vermelding dat zij nog niet is vastgesteld.

Die derde regel is belangrijker dan hij lijkt. Blijft de algemene vergadering in gebreke — bijvoorbeeld omdat aandeelhouders ruziën — dan kan het bestuur zich daarachter niet verschuilen; het moet dan de opgemaakte versie deponeren. Wordt een jaarrekening door de rechter vernietigd, dan moet binnen twee maanden een afschrift van de bevelen uit die uitspraak worden gedeponeerd, met vermelding van de uitspraak.

Bestuursverslag en overige gegevens

Tegelijk met de jaarrekening en op dezelfde wijze worden het bestuursverslag en de overige gegevens openbaar gemaakt. Daarop bestaat een alternatief: worden die stukken op het kantoor van de rechtspersoon voor iedereen ter inzage gehouden en wordt op verzoek tegen ten hoogste de kostprijs een afschrift verstrekt, dan hoeven zij niet te worden gedeponeerd — behalve de accountantsverklaring en de opgave over stemrechtloze en winstrechtloze aandelen. Van die keuze doet de rechtspersoon opgaaf voor het handelsregister.

Wie het kan afdwingen en wat er misgaat

Iedere belanghebbende kan van de rechtspersoon nakoming van deze verplichtingen vorderen. Belangrijker nog zijn de gevolgen bij verzuim. Wie de jaarrekening te laat openbaar maakt, begaat een economisch delict en kan daarvoor strafrechtelijk worden aangepakt. En gaat de rechtspersoon failliet, dan staat door schending van dit artikel op grond van artikel 2:248 BW voor de bv en artikel 2:138 BW voor de nv vast dat het bestuur zijn taak niet naar behoren vervulde, met daarbij het vermoeden dat dit een belangrijke oorzaak van het faillissement is. Twee grenzen horen daar wel bij. Een verzuim van weinig gewicht blijft buiten beschouwing, zodat een kleine termijnoverschrijding nog geen aansprakelijkheid oplevert. En wie als bestuurder aantoont dat het tekortschieten van het bestuur hem niet valt aan te rekenen en dat hij niet heeft stilgezeten toen de gevolgen nog te keren waren, gaat vrijuit. Voor de overige bestuurders blijft staan dat zij persoonlijk voor het tekort kunnen worden aangesproken.

Een voorbeeld. Een bv sluit haar boekjaar af op 31 december. De aandeelhouders zijn verdeeld en stellen de jaarrekening niet vast. Het bestuur denkt dat het daarmee niets kan doen en laat het erbij. Twee jaar later gaat de vennootschap failliet en constateert de curator dat er niets is gedeponeerd. De bestuurders staan dan met lege handen: zij hadden de opgemaakte jaarrekening moeten deponeren met de vermelding dat zij niet was vastgesteld.

Bewaring en beursvennootschappen. De gedeponeerde stukken worden zeven jaren bewaard; de Kamer van Koophandel mag ze overzetten op andere gegevensdragers, mits de gegevens juist en volledig blijven en gedurende de hele bewaartijd leesbaar kunnen worden gemaakt. Een vennootschap met effecten op een gereglementeerde markt kan aan deze verplichtingen voldoen door de stukken toe te zenden aan de Stichting Autoriteit Financiële Markten. Heeft de Minister van Economische Zaken een ontheffing verleend als bedoeld in de artikelen 2:58, 2:101 of 2:210 BW, dan wordt daarvan een afschrift gedeponeerd.

In de praktijk

Voor bestuurders is dit een van de weinige verplichtingen uit deze titel met een rechtstreekse persoonlijke sanctie; zet de datum daarom in de agenda en wacht niet op de aandeelhouders. Voor schuldeisers, leveranciers en werknemers is het gedeponeerde stuk de enige openbare bron over de financiële positie van hun wederpartij.