Boek 2 Artikel 65 (2:65 BW)

Dit korte artikel stelt twee vormeisen bij de oprichting van een naamloze vennootschap. De akte van oprichting wordt verleden in de Nederlandse taal, en wie zich bij het passeren van die akte laat vertegenwoordigen, moet daarvoor een schriftelijke volmacht hebben. Beide eisen betreffen de akte waarmee de vennootschap ontstaat, en daarmee de manier waarop de notaris de oprichting kan begeleiden.

Waarom Nederlands

De akte bevat de statuten en dus de spelregels van de vennootschap. Die spelregels worden openbaar gemaakt via het handelsregister en worden later gelezen door aandeelhouders, bestuurders, financiers, rechters en de notaris die een statutenwijziging voorbereidt. Eén verplichte taal voorkomt dat over de betekenis van een bepaling discussie ontstaat door vertaalverschillen. De officiële tekst is de Nederlandse; een vertaling kan naast de akte bestaan, maar heeft niet dezelfde status.

Wat dit niet betekent

De taaleis geldt de akte, niet de onderneming. Een nv mag in het Engels vergaderen, haar administratie in een andere taal voeren en internationale aandeelhouders hebben. Ook mogen partijen bij de notaris een vertaling laten opstellen zodat buitenlandse oprichters begrijpen wat zij tekenen; de notaris licht de inhoud van de akte bovendien aan partijen toe. Maar de akte zelf, en dus de statuten, is Nederlandstalig.

De schriftelijke volmacht

Niet iedere oprichter of aandeelnemer kan of wil bij de notaris verschijnen. Vertegenwoordiging is toegestaan, mits de volmacht tot medewerking aan de akte schriftelijk is verleend. Een mondelinge opdracht of een telefonische bevestiging volstaat niet. De notaris hecht de volmacht in de praktijk aan de akte, zodat achteraf te controleren is wie namens wie tekende en waartoe de gevolmachtigde bevoegd was.

Het schriftvereiste hangt samen met wat er bij de akte gebeurt: er ontstaat een rechtspersoon, de statuten worden vastgesteld en de aandeelnemer verbindt zich tot storting op zijn aandelen. Met een schriftelijke volmacht ligt vast dat en waartoe de gevolmachtigde namens de vertegenwoordigde mocht optreden.

Ontbrekende of gebrekkige volmacht

Het artikel bepaalt zelf niet wat het gevolg is als de volmacht niet schriftelijk is verleend. Daarvoor gelden de algemene regels over volmacht en vertegenwoordiging in titel 3.3 BW. In de praktijk gaat de notaris vóór het passeren na of voor iedere vertegenwoordigde partij een schriftelijke volmacht aanwezig is en of die de handelingen dekt die in de akte worden verricht, zoals het nemen van aandelen.

Een buitenlandse investeerder wil bij de oprichting van een nv voor een aanzienlijk bedrag deelnemen, maar kan niet naar Nederland komen. Hij tekent een schriftelijke volmacht waarin staat dat de gevolmachtigde namens hem de akte mag ondertekenen en aandelen mag nemen. De akte wordt in het Nederlands verleden; de investeerder ontvangt daarnaast een vertaling voor zijn eigen dossier.

In de praktijk

Voor oprichters betekent dit artikel dat volmachten schriftelijk moeten zijn, ook als een partij in het buitenland zit en op afstand meewerkt. Voor internationale aandeelhouders is van belang dat de Nederlandse tekst leidend is bij uitleg van de statuten. En voor bestuurders is de akte, in het Nederlands, het document waarop zij later terugvallen bij vragen over bevoegdheden en aandelen.