Boek 2 Artikel 369 (2:369 BW)

Voorraden horen bij de vlottende activa: zij zijn bestemd om te worden verwerkt of verkocht en niet om de onderneming duurzaam te dienen. Dit korte artikel schrijft voor dat zij niet als één bedrag op de balans mogen staan. De uitsplitsing in vier groepen vertelt de lezer in welke fase van het productie- en verkoopproces het geld van de onderneming vastzit.

De vier groepen

• Grond- en hulpstoffen — het materiaal dat nog moet worden verwerkt.
• Onderhanden werk — producten of opdrachten die in bewerking zijn en nog niet gereed.
• Gereed product en handelsgoederen — wat klaar is voor verkoop, zelf gemaakt of ingekocht.

- Vooruitbetalingen op voorraden — bedragen die al zijn betaald voor goederen die nog moeten worden geleverd.

Wat de verdeling zegt

Een groeiende post gereed product kan betekenen dat er goed is doorgeproduceerd, maar ook dat de verkoop stokt. Veel onderhanden werk hoort bij bedrijven die aan langer lopende opdrachten werken, zoals de bouw en de installatietechniek; daar zit het risico vooral in de vraag of de opdracht binnen de begroting wordt afgerond. Vooruitbetalingen laten zien dat er geld het bedrijf uit is zonder dat er al iets tegenover staat. Wie alleen naar het totaal van de voorraden kijkt, mist die signalen.

Waardering en het inzichtvereiste

Dit artikel gaat over de indeling, niet over de waardering. Toch werkt het inzichtvereiste van artikel 2:362 BW er wel op door: is een deel van de voorraad incourant of onverkoopbaar geworden, dan mag die realiteit niet achter een gunstig totaal verdwijnen. Zo nodig moeten aanvullende gegevens in de toelichting worden opgenomen. Ook geldt de regel van artikel 2:363 BW dat een post mag wegblijven als hij voor het inzicht te verwaarlozen is; een dienstverlener zonder magazijn hoeft geen lege regels op te nemen.

Een voorbeeld. Een meubelmaker heeft hout en beslag op zolder liggen, drie kasten in bewerking, tien afgeleverde modellen in de showroom en heeft vooruitbetaald voor een partij fineer die pas volgend kwartaal komt. Op zijn balans staan die vier bedragen apart. De bank die zijn kredietruimte beoordeelt, ziet daarmee onmiddellijk welk deel van de voorraad al bijna in geld kan worden omgezet en welk deel nog werk vergt.

Wie waarvoor staat

Het bestuur bepaalt bij het opmaken van de jaarrekening hoe de voorraad wordt ingedeeld en gewaardeerd; het moet daarvoor een deugdelijke voorraadadministratie voeren, wat al uit de algemene boekhoudplicht van artikel 2:10 BW volgt. Bij een controleplichtige rechtspersoon toetst de accountant de voorraadopname en de waardering. De algemene vergadering stelt de jaarrekening vast en kan bij die gelegenheid uitleg vragen over een voorraad die uit de pas loopt met de omzet.

In de praktijk

Voor de ondernemer is dit een artikel dat vooral administratieve discipline vraagt: de indeling volgt uit hoe de voorraad wordt bijgehouden. Voor de lezer van een jaarrekening is de verhouding tussen de vier groepen een eenvoudige en verrassend informatieve maatstaf. Loopt het onderhanden werk jaar op jaar op zonder dat de omzet meegroeit, dan is dat een reden om door te vragen bij het bestuur.