Boek 2 Artikel 263 (2:263 BW)

Verplichte opgaaf van de grote bv bij het handelsregister

Een vennootschap moet, indien het volgende lid op haar van toepassing is, binnen twee maanden na de vaststelling van haar jaarrekening door de algemene vergadering ten kantore van het handelsregister opgaaf doen, dat zij aan de in dat lid gestelde voorwaarden voldoet. Totdat artikel 264 lid 3 van dit Boek toepassing heeft gevonden, vermeldt het bestuur in elk volgend bestuursverslag wanneer de opgaaf is gedaan; wordt de opgaaf doorgehaald, dan wordt daarvan melding gemaakt in het eerste bestuursverslag dat na de datum van die doorhaling wordt uitgebracht.
De verplichting tot het doen van opgaaf geldt, indien: a. het geplaatste kapitaal der vennootschap te zamen met de reserves volgens de balans met toelichting ten minste een bij koninklijk besluit vastgesteld grensbedrag beloopt, b. de vennootschap of een afhankelijke maatschappij krachtens wettelijke verplichting een ondernemingsraad heeft ingesteld, en c. bij de vennootschap en haar afhankelijke maatschappijen, tezamen in de regel ten minste honderd werknemers in Nederland werkzaam zijn.
De verplichting tot het doen van een opgaaf geldt niet voor: a. een vennootschap die afhankelijke maatschappij is van een rechtspersoon waarop de artikelen 63f tot en met 63j, de artikelen 158 tot en met 161 en 164 of de artikelen 268 tot en met 271 en 274 van toepassing zijn, b. een vennootschap wier werkzaamheid zich uitsluitend of nagenoeg uitsluitend beperkt tot het beheer en de financiering van groepsmaatschappijen, en van haar en hun deelnemingen in andere rechtspersonen, mits de werknemers in dienst van de vennootschap en de groepsmaatschappijen in meerderheid buiten Nederland werkzaam zijn, c. een vennootschap die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend aan een vennootschap als bedoeld onder b of in artikel 153 lid 3 onder b, en aan de in die bepalingen genoemde groepsmaatschappijen en rechtspersonen diensten ten behoeve van het beheer en de financiering verleent, en d. een vennootschap waarin voor ten minste de helft van het geplaatste kapitaal volgens een onderlinge regeling tot samenwerking wordt deelgenomen door twee of meer rechtspersonen waarop de artikelen 63f tot en met 63j, de artikelen 158 tot en met 161 en 164 of de artikelen 268 tot en met 271 en 274 van toepassing zijn of die afhankelijke maatschappij zijn van zulk een rechtspersoon.
Het in onderdeel a van lid 2 genoemde grensbedrag wordt ten hoogste eenmaal in de twee jaren verhoogd of verlaagd, evenredig aan de ontwikkeling van een bij algemene maatregel van bestuur aan te wijzen prijsindexcijfer sedert een bij die maatregel te bepalen datum; het wordt daarbij afgerond op het naaste veelvoud van een miljoen euro. Het bedrag wordt niet opnieuw vastgesteld zo lang als het onafgeronde bedrag minder dan een miljoen euro afwijkt van het laatst vastgestelde bedrag.
Onder het geplaatste kapitaal met de reserves wordt in lid 2 onder a begrepen de gezamenlijke verrichte en nog te verrichten inbreng van vennoten bij wijze van geldschieting in afhankelijke maatschappijen die commanditaire vennootschap zijn, voor zover dit niet tot dubbeltelling leidt.

Toelichting

Een bv die een bepaalde omvang bereikt, komt onder een zwaarder regime te vallen: de structuurregeling, met een verplichte raad van commissarissen en een sterke rol voor de ondernemingsraad. Dat gebeurt niet vanzelf en niet stilletjes. De eerste stap is een opgaaf bij het handelsregister, waarin de vennootschap zelf meldt dat zij aan de voorwaarden voldoet. Vanaf die inschrijving gaat een klok lopen.

De drie voorwaarden

De verplichting ontstaat pas als aan alle drie de voorwaarden tegelijk is voldaan:

Omvang. Het geplaatste kapitaal en de reserves samen bereiken volgens de balans met toelichting ten minste een grensbedrag dat bij koninklijk besluit is vastgesteld. Geplaatst kapitaal slaat op de aandelen die daadwerkelijk zijn uitgegeven.
Medezeggenschap. De vennootschap of een afhankelijke maatschappij heeft op grond van een wettelijke verplichting een ondernemingsraad ingesteld. Een vrijwillige raad zonder wettelijke grondslag is dus niet genoeg.

- Personeel. Bij de vennootschap en haar afhankelijke maatschappijen samen werken in de regel ten minste honderd werknemers in Nederland. Het gaat om de normale situatie, niet om een piek van een paar weken.

De opgaaf zelf

De vennootschap doet de opgaaf binnen twee maanden nadat de algemene vergadering de jaarrekening heeft vastgesteld. Zolang de statuten nog niet aan de structuurartikelen zijn aangepast, zet het bestuur in ieder volgend bestuursverslag de datum waarop die opgaaf is gedaan; die vermelding loopt dus tijdens de aanloopperiode en houdt op zodra het regime ingaat en de statuten zijn aangepast. Is de opgaaf doorgehaald omdat de vennootschap niet meer aan de voorwaarden voldoet, dan komt ook dat in het eerstvolgende verslag te staan. Zo kan iedereen die het register of het verslag raadpleegt zien in welk stadium de vennootschap zit.

De uitzonderingen

Vier groepen vennootschappen hoeven de opgaaf niet te doen, ook al halen zij de drempels. In de eerste plaats de vennootschap die afhankelijke maatschappij is van een rechtspersoon waarop zelf al een structuurregeling van toepassing is, of dat nu de regeling voor coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen is, die voor de nv of die voor de bv; het zwaardere toezicht is dan hogerop in het concern al geregeld. Afhankelijke maatschappij reikt verder dan dochter: volgens artikel 2:262 BW telt daarvoor al mee dat voor eigen rekening de helft van het geplaatste kapitaal wordt verschaft, ook zonder meerderheid van stemmen, en valt er bovendien de in het handelsregister ingeschreven personenvennootschap onder waarin men vennoot is en tegenover derden voor alle schulden instaat. Verder de zuivere beheer- en financieringsmaatschappij binnen een groep waarvan het personeel in meerderheid buiten Nederland werkt, en de vennootschap die vrijwel uitsluitend beheer- en financieringsdiensten aan zo'n maatschappij verleent. Ten slotte de gezamenlijke dochter waarin twee of meer rechtspersonen waarop zo'n structuurregeling van toepassing is, of afhankelijke maatschappijen daarvan, volgens een onderlinge samenwerkingsregeling gezamenlijk de helft of meer van het geplaatste kapitaal houden.

Het grensbedrag beweegt mee

Het bedrag in de eerste voorwaarde ligt niet voor eeuwig vast. Het wordt hoogstens eens in de twee jaar aangepast aan de ontwikkeling van een prijsindexcijfer en daarbij afgerond op het dichtstbijzijnde veelvoud van een miljoen euro. Wijkt de berekende uitkomst minder dan een miljoen euro af van het laatst vastgestelde bedrag, dan blijft dat bedrag staan. Voor de telling van kapitaal en reserves geldt nog een aanvulling: de inbreng van geldschieters in afhankelijke maatschappijen die commanditaire vennootschap zijn, telt mee, mits dat niet tot dubbeltelling leidt.

Een voorbeeld. Een familiebedrijf in de installatietechniek groeit in vijf jaar van zestig naar honderdtwintig medewerkers, verdeeld over de holding en twee werkmaatschappijen. Er is inmiddels een ondernemingsraad en het eigen vermogen is fors opgelopen. Zodra de jaarrekening is vastgesteld, loopt de termijn van twee maanden en moet het bestuur de opgaaf doen, ook als de aandeelhouders liever hadden gehad dat niemand het merkte.

In de praktijk

Houd de drie voorwaarden jaarlijks tegen het licht, het liefst bij het opmaken van de jaarrekening. Tel het personeel over het hele concern in Nederland, dus inclusief afhankelijke maatschappijen, en niet alleen de vennootschap waar de holding op papier staat. Zet de termijn van twee maanden na vaststelling in de agenda. Wie de opgaaf achterwege laat terwijl aan de voorwaarden is voldaan, stelt het regime niet af maar schuift het probleem alleen vooruit, en het bestuur moet er in het bestuursverslag toch verantwoording over afleggen.

Redactionele toelichting . Geen juridisch advies.